Privacyverklaring voor klokkenluiders
Hieronder informeren wij u over de verzameling van persoonsgegevens bij het gebruik van ons digitaal klokkenluidersysteem. Persoonsgegevens, in de zin van Artikel 4 Nr. 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU, zijn alle informatie die persoonlijk aan u gerelateerd kan worden, zoals naam, adres, e-mailadressen, gebruikersgedrag.
Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking, en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?
De verantwoordelijke partij voor de verwerking van persoonsgegevens volgens Artikel 4 Nr. 7 AVG is:
Cabka Group GmbH
Wintersteinstr. 22
10587 Berlin
Duitsland
Telefoon: +49364846450
E-mail: info@cabka.com
U kunt onze functionaris voor gegevensbescherming bereiken op:
SLK Compliance Services GmbH
Christian Krösch
Königsbrücker Str. 76
01099 Dresden
Telefoon: +49 351 89676360
E-mail: kroesch@slk-compliance.de
Verzameling en verwerking van persoonsgegevens
Bezoek aan het klokkenluidersysteem
Bij een eenvoudig bezoek aan het klokkenluidersysteem verzamelen we alleen de persoonsgegevens die uw browser naar onze server verzendt, welke technisch noodzakelijk zijn voor het weergeven van onze website en het waarborgen van stabiliteit en veiligheid. Dit zijn het IP-adres, het verzoek van uw browser en het tijdstip van dit verzoek. Daarnaast worden de status en de hoeveelheid gegevens die in het kader van dit verzoek worden overgedragen, geregistreerd. We verzamelen ook product- en versie-informatie over de browser en het besturingssysteem van uw systeem. Verder registreren we vanaf welke website de toegang tot onze pagina heeft plaatsgevonden.
De tijdelijke opslag van het IP-adres door het systeem is nodig om de levering van de website aan uw browser mogelijk te maken. Voor dit doel moet uw IP-adres voor de duur van de sessie opgeslagen blijven. De verwerking van de overige gegevens vindt plaats om de functionaliteit van de website te waarborgen. Bovendien dienen de gegevens om de website te optimaliseren en de stabiliteit en veiligheid van onze systemen te waarborgen. De juridische basis is Artikel 6(1)(f) AVG, gebaseerd op een afweging van onze voornoemde legitieme en overwegende belangen.
We geven de verzamelde gegevens door aan externe dienstverleners (hostingproviders, IT-dienstverleners, webbureau) die ons ondersteunen bij de verwerking van de gegevens voor de bovengenoemde doeleinden.
De gegevens worden verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel van hun verzameling. In het geval van het verzamelen van gegevens voor het verstrekken van de website is dit het geval wanneer de betreffende sessie is beëindigd.
Cookies
Bij het gebruik van het klokkenluidersysteem kunnen we informatie verzamelen door middel van het gebruik van cookies of vergelijkbare technologieën ("cookies"). Cookies zijn kleine tekstbestanden die door uw browser op uw eindapparaat worden opgeslagen om bepaalde informatie op te slaan. Als u onze website later opnieuw bezoekt met hetzelfde eindapparaat, worden de in cookies opgeslagen informatie vervolgens teruggestuurd naar onze website of naar een andere website waartoe het cookie behoort. Door de opgeslagen en teruggestuurde informatie herkent de betreffende website dat u deze al eerder heeft bezocht met de browser van uw eindapparaat. Hier wordt alleen het cookie zelf op uw eindapparaat geïdentificeerd.
We gebruiken zogenaamde strikt noodzakelijke cookies, zonder welke u ons klokkenluidersysteem niet zoals bedoeld zou kunnen gebruiken of zonder welke we ons klokkenluidersysteem niet aan u zouden kunnen bieden. Deze omvatten bijvoorbeeld functies zoals het invullen en opslaan van gebruikersinvoer evenals veiligheidsfuncties. Het gebruik van deze cookies gebeurt zonder uw toestemming. U heeft echter de mogelijkheid om deze cookies via uw browserinstellingen te deactiveren. De juridische basis voor de verwerking van persoonsgegevens met behulp van strikt noodzakelijke cookies is Artikel 6(1)(c) AVG of Artikel 6(1)(f) AVG, gebaseerd op een afweging van onze legitieme en overwegende belangen in de technisch vlekkeloze levering van onze website en de via deze aangeboden diensten.
U heeft via uw browser de optie om op elk moment alle ingestelde cookies te verwijderen. Daarnaast kunt u uw browser zo configureren dat websites worden verhinderd om cookies op te slaan en te lezen.
Klokkenluidersysteem
We verwerken uw persoonsgegevens met het doel om te voldoen aan de wettelijke vereisten van de Wet Bescherming Klokkenluiders, met name betreffende
- de oprichting en werking van het interne meldingsbureau en meldingskanalen,
- de uitvoering van de meldingsprocedure, onderzoek en doorgeven van tips,
- de implementatie van vervolgmaatregelen en communicatie met klokkenluiders,
- documentatie van de meldingsprocedure volgens wettelijke vereisten, en
- de beveiliging van de opgezette meldingskanalen.
Onder de verwerkte categorieën persoonsgegevens van klokkenluiders en personen die onderwerp zijn van een melding, evenals andere individuen die getroffen zijn door een melding of openbaarmaking, vallen met name contactgegevens (bijv. naam, e-mailadres, telefoonnummer), inhoudsgegevens (bijv. tips over een incident in de vorm van tekstinzendingen, foto's, spraakopnamen, video's, documenten) en authenticatiegegevens in het digitale klokkenluidersysteem (bijv. identificator, wachtwoord).
De persoonsgegevens van u als klokkenluider worden van u verzameld door het indienen van een melding en zijn, met uitzondering van de tip zelf, vrijwillig. Het verstrekken van persoonsgegevens is noch wettelijk noch contractueel vereist, noch bent u hiertoe verplicht. Er zijn geen gevolgen voor u van het niet verstrekken ervan.
De verwerking van de bovengenoemde gegevens van klokkenluiders evenals mogelijk andere in het rapport genoemde individuen is gebaseerd op Artikel 6(1)(c) AVG in combinatie met § 10 Duitse Wet Bescherming Klokkenluiders (HinSchG) voor het vervullen van een wettelijke verplichting, voor zover het rapport valt binnen het toepassingsgebied van de Duitse Wet Bescherming Klokkenluiders volgens §§ 1, 2 HinSchG. Als de verwerking van speciale categorieën van persoonsgegevens vereist is om de taken van het interne meldingsbureau te vervullen, is dit toegestaan volgens Artikel 6(1)(c), 9(2)(g) AVG in combinatie met § 10 HinSchG, § 22(2)(2) BDSG. Anders is de juridische basis voor de verwerking van persoonsgegevens Artikel 6(1)(f) AVG. We hebben een legitiem belang bij het beoordelen, evalueren en documenteren van de binnenkomende meldingen evenals bij het uitvoeren van vervolgmaatregelen.
In de context van het beoordelen van uw tip en bij vervolgmaatregelen kan het nodig of gewenst zijn dat u ook persoonlijke informatie over een gemeld incident doorgeeft aan de bevoegde autoriteiten.
We geven uw persoonsgegevens anders door aan externe dienstverleners (bijv. IT-dienstverleners, providers, software-dienstverleners) voor het vervullen van de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn beschreven. We zijn wettelijk verplicht om op verzoek informatie te verstrekken aan bepaalde openbare entiteiten. Dit zijn voornamelijk wetshandhavingsinstanties, autoriteiten die boetebare overtredingen vervolgen, en de belastingdiensten.
We verwijderen uw persoonsgegevens zodra deze niet langer nodig zijn voor de hierboven genoemde doeleinden. Volgens § 11 HinSchG worden uw bij ons opgeslagen gegevens drie jaar na afsluiting van de procedure verwijderd. Uw gegevens kunnen langer worden bewaard om te voldoen aan de vereisten van de Wet Bescherming Klokkenluiders of andere wettelijke regelingen, zolang dit nodig en proportioneel is. Dit kan met name het geval zijn als interne onderzoeken gaande zijn of administratieve en/of gerechtelijke procedures met betrekking tot het onderwerp van de melding nog niet zijn afgerond. Bovendien kunnen persoonsgegevens worden bewaard voor de periode waarin claims tegen ons kunnen worden ingediend (wettelijke verjaringstermijn van drie of tot dertig jaar).
Welke gegevensbeschermingsrechten kunt u als betrokkene doen gelden?
U heeft het recht op inzage (Artikel 15 AVG), correctie (Artikel 16 AVG), verwijdering (Artikel 17 AVG), of op beperking van verwerking (Artikel 18 AVG), evenals op bezwaar (Artikel 21 AVG) en gegevensoverdraagbaarheid (Artikel 20 AVG). U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (Artikel 77 AVG).
Als we uw gegevens verwerken om legitieme belangen te beschermen, kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking om redenen die voortvloeien uit uw specifieke situatie. We zullen uw persoonsgegevens dan niet langer verwerken, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking dient voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
